Quantas vezes você já se deparou com um projeto ou cliente novo, onde você tinha que migrar centenas de bancos de dados, servidores aplicacionais, switches e roteadores. O cliente jura de pés juntos que tudo funciona perfeitamente no provedor de serviços anterior, e mais, com tudo documentado nos mínimos detalhes.

Nem tudo são flores, dai as histórias de uma série de projetos terem fracassado devido a falta de documentação do legado (ambiente anterior). Muitas empresas de serviços de TI possuem como boa prática o envio de um conjunto de profissionais, entre arquitetos e analistas sêniores, para os seus novos clientes ou projetos, com o objetivo de verificar, perguntar, achar, entrevistar e principalmente, documentar o ambiente que será suportado.

Segue abaixo um conjunto de documentos básicos que devem ser criados no período de auditoria de um ambiente de TI:

  • Verificar a existência do escopo do projeto para que o mesmo seja comparado pelo que foi contratado pelo cliente. Essa comparação deverá ser feito junto ao contrato.
  • Inventário de servidores e serviços – Modelo, tipo, idade, contrato de manutenção e tudo que seja importante para o suporte do ambiente.
  • Lista de softwares e licenças. O que o cliente possui de software em seu ambiente.
  • Contratos de suporte e sua duração. – É necessário verificar quando os contratos de suporte, tanto de hardware como de software irão expirar.
  • Topologia de Rede e de servidores. O que se conecta ao que.
  • Correlacionamento de servidores e aplicações. Documento importante, principalmente nos momentos de resolução de problemas.
  • SLA contratado e aferido entre a contratada e a contratante. Você precisa garantir que não será penalizado por um erro de interpretação ou classificação do seu ambiente.
  • Políticas de segurança e backup.

Os documentos acima não são garantia de que o seu novo projeto será migrado com sucesso e entrará em produção na data acertada com o cliente. Eu já tive algumas experiências onde toda documentação foi criada para um determinado produto e quando cheguei no cliente, o suporte era para um produto totalmente diferente. Documentação anterior no lixo.

Um gerente de projetos com controle e pulso ajuda e muito, ele gerência o projeto, marca reuniões, ouve e prioriza ações, e o mais importante para você, cuida da parte chata e burocrática.

A documentação do seu ambiente só terá o seu valor apreciado quando você tiver as seguintes necessidades após go live (início do projeto):

  • Entrar de férias e passar o trabalho para alguém.
  • A necessidade de migrar par um novo projeto ou uma promoção.
  • A entrada de um novo membro para sua equipe.

Como dizem por ai, quem guarda tem, dai a necessidade de se documentar. Ferramentas como Lotus Notes e Sharepoint são excelentes gerenciadores de documentação e de conhecimento.